• 03/03/2021 3:21 am

PET FAZA UPRAVLJANJA PROJEKTNIM CIKLUSOM

Jan 22, 2021

Upravljanje projektnim ciklusom je primjena znanja, vještina, alata i tehnika u širokom rasponu aktivnosti u svrhu ispunjavanja zahtijeva određenog projekta.

Postoji pet faza upravljanja projektnim ciklusom i ukoliko životni ciklus pruža pogled na projekat na općem nivou tada su faze putokaz za njegovo ostvarenje.

Faza 1: Pokretanje projekta

Ovo je početak projekta. Cilj ove faze je definiranje projekta na širem nivou. Ova faza obično započinje analizaranjem nekog poslovnog slučaja. Ovdje će se istražiti je li projekt izvediv, te treba li ga uopće pokrenuti. Ukoliko treba obaviti testiranje izvodljivosti, ovo je faza projekta u kojem će to biti završeno. Ključni sudionici projekta odlučit će je li projekt „go“, te ukoliko mu se pruži zeleno svjetlo, poželjno je izraditi povelju o projektu (Project Charter) ili dokument o pokretanju projekta (Project Initiation Document ili PID). Navedeni dokument opisuje svrhu kao i zahtjeve projekta, te bi trebao obuhvatiti poslovne potrebe, sudionike i poslovni slučaj.

Faza 2: Planiranje

Ova je faza ključna za uspješno upravljanje projektima i usredotočena je na izradu mape puta (roadmap) koju će svi sudionici projekta slijediti. Ova faza obično započinje postavljanjem ciljeva.

U ovoj fazi izrađuje se

  • Izjava o djelokrugu (Scope Statement) – dokument koji jasno definira poslovne potrebe, prednosti projekta, ciljeve, rezultate i ključne prekretnice. Izjava o djelokrugu ili opsegu može se mijenjati tijekom projekta, ali to se ne smije činiti bez odobrenja voditelja projekta i finansijera projekta.
  • Raspored rada (Work Breakdown Schedule WBS) – Ovo je vizualni prikaz koji raščlanjuje opseg projekta na upravljačke članove tima.
  • Glavni koraci (Milestones) – Identificiranje ciljeva na visokom nivou koje treba ispuniti tokom projekta i uključite ih u Ganttov dijagram.
  • Gantt dijagram (Gantt Chart) – vizualni grafički prikaz vremenske crte projekta koja se može koristiti za planiranje zadataka i vizualizaciju projekta.
  • Plan komunikacije (Communication Plan) – Ovo je posebno važno ukoliko projekt uključuje vanjske sudionike koji su ključni za uspijeh projekta. Potrebno je definirati i kreirati odgovarajuću razmjenu ključnih poruka oko projekta i napravite raspored kada ćete komunicirati sa članovima tima na temelju rezultata i tačaka prekretnica.
  • Plan upravljanja rizikom (Risk Management Plan) – vrlo važno je analizirati i prepoznati sve predvidljive rizike. Uobičajeni rizici uključuju nerealne procjene vremena i troškova, ciklus pregleda kupaca, smanjenje proračuna, promjenu zahtjeva, kao i nedostatak potrebnih resursa.

Faza 3: Izvođenje projekta

To je faza u kojoj se ciljevi projekta razvijaju i dovršavaju. Ovo se često čini kao rezultat projekta jer se u ovo vrijeme događa mnogo, poput izvještaja o statusu i sastancima, ažuriranja razvoja i izvještaja o učinku.

Početni (Kick-off meeting) sastanak obično označava početak faze izvršenja projekta u kojoj su uključeni svi timovi na kojem su detaljno informirani o svojim zadaćama i odgovornostima.

Zadaci završeni tokom faze izvršenja uključuju:

  • Razvijanje projektnog tima,
  • Dodijeljivanje resursa,
  • Izvršavanje planova upravljanja projektima,
  • Upravljanje nabavom ukoliko je potrebno,
  • Usmjeravanje i upravljanje izvedbom projekta,
  • Postavljanje sustava praćenja,
  • Izvršavanje zadataka,
  • Redovni sastanci o statusu projekta,
  • Ažurirajte rasporeda projekta,
  • Izmijena projektnih planova po potrebi.

Iako faza praćenja projekata ima različit skup zahtjeva, ove dvije faze se često odvijaju istovremeno.

Faza 4: Učinak / Monitoring projekta (Project Performance/Monitoring)

Ovdje se radi o mjerenju napretka i uspješnosti projekta kao i osiguravanju usklađenosti s planom upravljanja projektom. Voditelj projekata (Project Manager, PM) koristit će ključne pokazatelje uspješnosti (Key Performance Indicators, KPI) kako bi utvrdio je li projekt u skladu s postavljenim očekivanjima.

Faza 5: Zatvaranje projekta (Project Closure)

Ova faza predstavlja završenu fazu u projektnom ciklusu. Izvođači angažirani da rade posebno na projektu završavaju svoje zadatke. Neki voditelji projekara čak organiziraju i male radne događaje za ljude koji su sudjelovali u projektu kako bi im se zahvalili za njihov rad.

Nakon dovršetka projekta, voditelj projekta vrlo često će održati sastanak kako bi procijenio što je dobro uspjelo u projektu i utvrdio eventualne nedostatke projekta. Ovo je posebno korisno za razumijevanje naučenih lekcija kako bi se mogli poboljšati za buduće projekte.

Nakon dovršetka projekta, voditelj projekta ima još nekoliko zadataka. Morat će stvoriti popis zadataka ili dijelova projekata koji nisu ostvareni tijekom projekta, te raditi sa članovima tima na njihovom dovršenju.

Voditelj projekta također će izraditi konačni finansijski i narativni ikzvještaj projekta. Napokon, morat će sakupiti sve projektne dokumente i dostaviti ih na “pravdanje” finansijeru/ima, te ih spremiti na jedno mjesto kako bi se pohranili i čuvali.